由于企业资料多分散在各个地方、没有一个单一入口网管理这些资料，因此，使用者多半只能透过手动方式，在各个资料存取区找寻、比对与分析所需数据，该做法除浪费使用者的工作时间外，也不能保证使用者自行整理、统计的资料确实无误，而且也没办法做太复杂的资料分析。
就我的经验来看，企业可以透过以下两种模式解决数据资料过于分散的问题：商业智慧工具与企业入口网（EIP）。前者是以萃取可协助使用者下达各项决策的分析资料为主，如各类统计图表、顾客行为分析等，至于后者则是以协助使用者整合、搜寻与追踪文件等数据资料为核心。
商业智慧贵在可提供客製化分析数据
商业智慧工具之所以会受到市场欢迎，与其可依照每个使用者需求匯整出相对应的分析资料有关。
商业智慧工具之所以可以做到客製化的资料分析，在于其用来匯整、分析各式数据资料的后端工具可以不同构面解析出符合使用者需求的资讯，如资料仓储（DW）系统与报表工具/线上即时分析/资料採矿等多维度分析工具等；此外，前端报表工具多半可无碍连结、分析散落在企业资源规划（ERP）、顾客关係管理（CRM）与供应链管理（SCM）等系统的数据资料。
在上述工作中，是以汇整数据资料等工作为艰辛以及耗费成本，但因该工作是左右商业智慧应用成败的关键，因此，再困难也得好好执行；关于这点，我的建议是，内部先自行开会讨论清楚所要的分析数据为何，再找厂商进来一起规划执行细节。
商业智慧系统的常见应用情境
虽然商业智慧工具的强项是依照企业（使用者）需求提供相对应数据资料，但这可不代表企业会天马行空的随意使用商业智慧工具，以下八种应用，是较常见的企业应用情境：
第一，掌握消费行为：以商业智慧萃取与分析顾客关係管理系统资料库，追踪顾客的购买行为、预测顾客需求，甚至是增加顾客的贡献度等。
第二，掌握市场趋势：透过整合、分析散落在各地且与市场相关的数据资料，协助经理人掌握变动快速的市场情势，进而做出适当的反应与决策。
第叁，减少库存投资：透过整合商业智慧工具与供应链管理系统，分析、比对何为佳物料，以及物料供应商名次；有了这个名单，企业除可降低总库存量、还可以更具经济效益的方式产製产品，以及提供具市场竞争力的商品价格。
第四，提升产品品质：藉由分析相关产品专案资料，让研发人员了解产品有哪些可改良之处，让每一次上市的产品都能够更接近消费者需求。
第五，控管服务品质：行销人员可以透过分析员工服务（作业）行为、消费行为与市场趋势，针对不同类型的客户，提供客製化行销服务与优惠活动。
第六，简化商业流程：企业可透过商业智慧工具监测与分析行政流程进行，简化不必要的业务流程，以及缩减问题改善的时间。
第七，优化人力调配：透过商业智慧系统分析员工离职塬因、专长、年资与职等资料，将有助企业有效分配人力资源、举办各类培训课程，以及规划升迁机制。
第八，分析营运绩效：许多企业经营者误以为营运绩效管理的核心是在检阅静态、歷史的财务报表，但那其实只是商业智慧应用的冰山一角，我认为，上述静态资料分析根本无助于企业衡量真实的营运绩效，唯有将产品的品质、研发与创新、服务的品质、顾客满意度，以及合作关係等资讯全部整合起来，才能掌握到可能影响企业营运绩效的事件、进而迅速的做出反应。而这，当然也得透过商业智慧工具执行。
另外，就我观察，随着产业别的不同，每个企业的商业智慧应用角度也有极大的差异，举例来说，政府单位比较重视资源管制、教育单位则重视平衡计分卡应用、金融业较需要风险管理应用、製造业则较常将商业智慧用作产品品质控管，而零售业则是以存货周转分析等应用为主轴。
商业智慧系统的建置与管理撇步
为确保商业智慧系统呈现出的数据资料确实符合每位知识工作者的需求，建议在规划、导入系统时，注意以下四点：[Page]
第一，使用者需求分析：就跟导入任何一种应用系统一样，导入商业智慧系统前一定得先做好使用者需求分析；根据我的导入经验，该点几乎也是左右商业智慧专案成败的关键。
理由在于，研发、业务、销售等知识工作者需求的资讯都不同，再加上其所需的数据资料往往散落在各处、不易整合，因此，需要透过需求分析判别该汇整、分析哪类数据资料。
确认需求后，才会进一步找寻适切系统工具；在找寻合作伙伴这件事情上，我的建议是，为确保系统工具符合企业需求，一定要请系统整合（服务）商来现场展示工具与实机模拟；另外，再确认系统规格与导入预算后，也可以开始拟定系统导入时程、管理端与用户端的教育训练课程等。
第二，备份、备援计画：前者係指针对后端资料库系统进行资料备份，后者则涵括了前端的商业智慧入口网站与后端的资料库。
建议在备援后端关键资料库的数据资料时，同时考量、结合多部主机的丛集服务，以及各类资料库的排程备份与维护计画，至于前端的系统资料备份，我想透由网路负载平衡技术即可。
透过上述机制，商业智慧系统除可因应组织规模扩增、随时增加伺服器数量外，亦可分散平日网站流量、提升整体运作效能；而且，无论是前端的商业智慧系统突然停机，或者是后端的资料库系统损毁，都还不至于造成使用者无法连线、或是资料的遗失。
第叁，落实安全管理：商业智慧系统的安全防护机制多半是以使用者权限控管，以及个人化资讯呈现等两种方式进行；前者可避免使用者误触、存取其未被授权使用的资讯，而后者则是依照使用者的职等、部门、区域位置、群组等属性，呈现相对应的数据资料，例如，财务部与业务部员工能够抓取的资料来源与分析的资讯内容便不相同。
接着是系统本身的防毒、防骇设计，建议企业在规划时，必须同时顾及前端网路应用程式，以及后端的资料库与资料仓储的安全。
第四，系统效能管理：若能将商业智慧系统工具与相关的网管系统整合在一起，那么，资讯人员除可透过网管系统即时监测，还可透过商业智慧系统，快速瞭解网路流量为何会暴增（减），硬碟、CPU、记忆体等硬体出现什么问题，因为，商业智慧工具会针对歷史资料进行事件、报表分析。
结论
由于影响企业整体营运绩效的因素极多，若是全是以人工模式进行判别，成效有限（也极易出错），建议企业改以商业智慧工具执行，至于应用深浅（要导入哪些系统工具），则视企业需求而定。